Vyhlásenie o spracúvaní osobných údajov (všeobecné informácie)

Vyhlásenie o spracúvaní osobných údajov

(všeobecné informácie)

V súlade so zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov v platnom znení (ďalej len „Zákon“ v príslušnom gramatickom tvare) a Nariadením Európskeho Parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) (ďalej len „Nariadenie“ v príslušnom gramatickom tvare), spoločnosť PaySystem, s.r.o so sídlom Lamačská cesta 3/B, 841 04 Bratislava, Slovenská republika, IČO: 47858192, DIČ: 2024122474, IČ DPH: SK2024122474 podľa §4, zapísaná oddelením obchodného registra vedenom Mestským súdom Bratislava III v Odd.: Sro, vložke č. 99835/B (ďalej len „Prevádzkovateľ“ v príslušnom gramatickom tvare), spracúva Vaše osobné údaje v rozsahu a za podmienok uvedených v nasledovných článkoch.

I. Zásady ochrany osobných údajov

• Pri spracúvaní osobných údajov Prevádzkovateľom ste dotknutou osobou, t. j. osobou ktorej osobné údaje sa spracúvajú.
• Prevádzkovateľ spracúva Vaše osobné údaje výlučne na základe podmienok, ktoré sú uvedené v Zákone alebo Nariadení.
• Vaše osobné údaje budú uchovávané bezpečne, v súlade s bezpečnostnou politikou Prevádzkovateľa, len po dobu nevyhnutnú na splnenie účelu spracúvania a iba na účel, pre ktorý boli získané.
• Prístup k Vašim osobným údajom budú mať výlučne osoby poverené Prevádzkovateľom na spracúvanie osobných údajov, ktoré ich spracúvajú na základe pokynov Prevádzkovateľa.
• Prevádzkovateľ má zákonnú povinnosť poskytnúť Vaše osobné údaje pri kontrole, dozornej činnosti, nahlasovacej povinnosti alebo na žiadosť oprávnených orgánov štátu alebo inštitúcii, ak to vyplýva z osobitných predpisov.
• Prevádzkovateľ môže poskytnúť Vaše osobné údaje aj príjemcom, ktorí sú sprostredkovatelia. Prevádzkovateľ prehlasuje, že má riadne uzavreté zmluvy so svojimi sprostredkovateľmi, ktorí zabezpečujú primeranú úroveň ochrany osobných údajov, a to v súlade s platnými právnymi predpismi vzťahujúcimi sa na ochranu osobných údajov, vrátane Zákona a Nariadenia.
• Osobné údaje nie sú zverejňované, nebudú použité na automatizované individuálne rozhodovanie, vrátane profilovania.
• Prevádzkovateľ v súlade s ustanovením § 48 Zákona nezamýšľa preniesť osobné údaje do tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácie.

II. Zákonnosť spracovania osobných údajov

Vaše osobné údaje spracúvame výlučne na základe niektorého z nasledovných dôvodov:

• Vášho predchádzajúceho súhlasu so spracúvaním Vašich osobných údajov,
• na základe potrieb nevyhnutných na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo na vykonanie opatrenia pred uzatvorením zmluvy na základe žiadosti dotknutej osoby,
• osobitného predpisu alebo medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná,
• nevyhnutnosti oprávnených záujmov Prevádzkovateľa alebo tretej strany okrem prípadov, keď nad týmito záujmami prevažujú záujmy alebo práva dotknutej osoby vyžadujúce si ochranu osobných údajov, najmä ak je dotknutou osobou dieťa.

III. Rozsah spracovania osobných údajov

Vaše osobné údaje spracúvame v nasledovnom rozsahu:

Oblasť spracovateľskej činnosti:        Personálna a mzdová agenda

Účel spracúvania:                                            plnenie povinností zamestnávateľa súvisiacich s pracovným pomerom alebo obdobným vzťahom (napr. na základe dohôd prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru), vrátane predzmluvných vzťahov

Dotknuté osoby:                                             zamestnanci, manželia/manželky zamestnancov, osoby vyživované zamestnancami, bývalí zamestnanci, uchádzači o zamestnanie

Doba spracúvania osobných údajov:    v závislosti od platnej legislatívy

Právny základ spracúvania:

• zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov,
• zákon č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení v znení neskorších predpisov,
• zákon č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení v znení neskorších predpisov,
• zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov,
• zákon č. 43/2004 Z. z. o starobnom dôchodkovom sporení v znení neskorších predpisov,
• zákon č. 650/2004 Z. z. o doplnkovom dôchodkovom sporení a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov,
• zákon č. 5/2004 Z. z. o službách zamestnanosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov,
• zákon č. 462/2003 Z. z. o náhrade príjmu pri dočasnej pracovnej neschopnosti zamestnanca a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov,
• zákon č. 152/1994 Z. z. o sociálnom fonde a o zmene a doplnení zákona č. 286/1992 Zb. o daniach z príjmov v znení neskorších predpisov,
• zákon č. 355/2007 Z. z. o ochrane, podpore a rozvoji verejného zdravia a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov,
• zákon č. 124/2006 Z. z. o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práce a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.

Kategórie príjemcov:                                     zdravotné poisťovne, Právnická kancelária, Štatutárny audítor

Oblasť spracovateľskej činnosti:        Evidencia uchádzačov o zamestnanie

Účel spracúvania:                                            evidencia perspektívnych uchádzačov o zamestnanie, s ktorými sa zamestnávateľ predbežne nepripravuje uzavrieť pracovnú zmluvu a evidencia nevyžiadaných žiadostí o prijatie do zamestnania.

Dotknuté osoby:                                             uchádzači o zamestnanie

Doba spracúvania osobných údajov:    3 roky, pokiaľ záujemca o potvrdí súhlas so zaradením do evidencie uchádzačov o zamestnanie, 30 dní, pokiaľ záujemca tento súhlas nepotvrdí

Právny základ spracúvania:                        súhlas dotknutej osoby

Kategórie príjemcov:                                     právnická kancelária

Oblasť spracovateľskej činnosti:        Zmluvní partneri – zamestnanci zmluvných partnerov

Účel spracúvania:                                            realizácia zmluvného vzťahu so zamestnávateľom dotknutej osoby, vrátane predzmluvných vzťahov

Dotknuté osoby:                                             fyzické osoby – zamestnanci (interní, externí) zmluvného partnera v zmluvnom vzťahu, predzmluvnom vzťahu a ukončenom vzťahu s Prevádzkovateľom.

Doba spracúvania osobných údajov:    10 rokov

Právny základ spracúvania:                        oprávnený záujem

Kategórie príjemcov:                                     štatutárny audítor, daňoví poradcovia

Oblasť spracovateľskej činnosti:        Zmluvní partneri – fyzické osoby

Účel spracúvania:                                            realizácia zmluvy s fyzickou osobou

Dotknuté osoby:                                             fyzické osoby, ktoré sú v predzmluvnom vzťahu, fyzické osoby, s ktorými je uzatvorený zmluvný vzťah a fyzické osoby, s ktorými zmluvný vzťah skončil

Doba spracúvania osobných údajov:    v závislosti od platnej legislatívy

Právny základ spracúvania:                        zmluva s fyzickou osobou

Kategórie príjemcov:                                     štatutárny audítor, daňoví poradcovia

Oblasť spracovateľskej činnosti:        Monitorovanie zamestnancov kamerovým systémom

Účel spracúvania:                                            ochrana aktív spoločnosti, ochrana zamestnancov na exponovaných pracoviskách, ktorými sú hraničné distribučné miesta a v kontaktné miesta

Dotknuté osoby:                                             zamestnanci pracujúci na exponovaných pracoviskách so zvýšenou pravdepodobnosťou lúpežných prepadnutí, návštevníci zákazníckych miest

Doba spracúvania osobných údajov:    15 dní

Právny základ spracúvania:                        oprávnený záujem

Kategórie príjemcov:                                     orgány činné v trestnom konaní

IV. Zodpovedná osoba

Prevádzkovateľ má podľa ustanovenia § 44 Zákona určenú zodpovednú osobu (ďalej len „Zodpovedná osoba“ v príslušnom gramatickom tvare), ktorú je možné kontaktovať prostredníctvom e-mailovej správy odoslanej na adresu podpora@pay-system.eu alebo je túto osobu možné kontaktovať písomne, na korešpondenčnej adrese GDPR, PaySystem, s.r.o., Lamačská cesta 3/B, 841 04 Bratislava, Slovenská republika.

V. Vaše práva podľa Zákona

Medzi Vaše práva ako Dotknutej osoby uvedenej v článku 15 a nasledujúcich Nariadenia a v § 21 a nasledujúcich Zákona, patria práva na informáciu alebo oznámenie o:

• práve požadovať od prevádzkovateľa prístup k osobným údajom týkajúcich sa Vás ako Dotknutej osoby,
• práve namietať spracúvanie osobných údajov,
• práve na prenosnosť osobných údajov,
• práve kedykoľvek odvolať súhlas so spracúvaním osobných údajov,
• práve obrátiť sa na Úrad a podať návrh na začatie konania o tom, že boli dotknuté Vaše podľa Nariadenia alebo Zákona,
• tom, či je poskytovanie osobných údajov zákonnou požiadavkou alebo zmluvnou požiadavkou alebo požiadavkou, ktorá je potrebná na uzavretie zmluvy, a o tom, či ste ako Dotknutá osoba povinný poskytnúť osobné údaje, ako aj o možných následkoch neposkytnutia osobných údajov,
• existencii automatizovaného individuálneho rozhodovania vrátane profilovania; v týchto prípadoch poskytne prevádzkovateľ Vám ako Dotknutej osobe informácie o použitom postupe, ako aj o význame a predpokladaných dôsledkoch takého spracúvania osobných údajov pre Vás ako Dotknutú osobu,
• inom účele spracúvania a ďalšie relevantné informácie uvedené v predošlom texte, ak má prevádzkovateľ v úmysle ďalej spracúvať osobné údaje na iný účel ako ten, na ktorý boli získané,
• práve získať od prevádzkovateľa potvrdenie o tom, či sa spracúvajú osobné údaje, ktoré sa jej týkajú. Ak prevádzkovateľ takéto osobné údaje spracúva, Vy ako Dotknutá osoba máte právo získať prístup k týmto osobným údajom,
• práve požadovať od prevádzkovateľa opravu osobných údajov týkajúcich sa Vás ako Dotknutej osoby, ich vymazanie alebo obmedzenie ich spracúvania, alebo o práve namietať spracúvanie osobných údajov a následne informáciu o oprave osobných údajov, vymazaní osobných  údajov alebo obmedzení spracúvania osobných údajov,
• zdroji osobných údajov, ak sa osobné údaje nezískali od Vás ako Dotknutej osoby,
• primeraných zárukách týkajúcich sa prenosu osobných údajov do tretích krajín alebo medzinárodnej organizácii,
• práve získať osobné údaje, ktoré sa Vás týkajú a ktoré ste poskytli prevádzkovateľovi, v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte, a máte právo preniesť tieto osobné údaje ďalšiemu prevádzkovateľovi, ak je to technicky možné,
• práve namietať spracúvanie Vašich osobných údajov z dôvodu týkajúceho sa Vašej konkrétnej situácie vrátane profilovania. Prevádzkovateľ nesmie ďalej spracúvať Vaše osobné údaje, ak nepreukáže nevyhnutné oprávnené záujmy na spracúvanie osobných údajov, ktoré prevažujú nad právami alebo záujmami Vás ako Dotknutej osoby alebo dôvody na uplatnenie právneho nároku,
• práve namietať spracúvanie osobných údajov, ktoré sa jej týkajú, na účel priameho marketingu vrátane profilovania v rozsahu, v akom súvisí s priamym marketingom. Ak Vy ako Dotknutá osoba namietate spracúvanie osobných údajov na účel priameho marketingu, prevádzkovateľ ďalej osobné údaje na účel priameho marketingu nesmie spracúvať,
• práve na to, aby sa na Vás nevzťahovalo rozhodnutie, ktoré je založené výlučne na automatizovanom spracúvaní osobných údajov vrátane profilovania a ktoré má právne účinky, ktoré sa jej týkajú alebo ju obdobne významne ovplyvňujú,
• povinnosti prevádzkovateľa bez zbytočného odkladania oznámiť Vám ako Dotknutej osobe porušenie ochrany osobných údajov, ak takéto porušenie ochrany osobných údajov môže viesť k vysokému riziku pre práva fyzickej osoby.

Ako Dotknutá osoba si môžete svoje práva uplatniť nasledujúcimi spôsobmi:

• písomne s úradne overeným podpisom, pričom z obsahu žiadosti musí vyplývať, že si uplatňuje svoje právo. Žiadosť podaná elektronickou poštou alebo faxom musí byť doručená aj písomne najneskôr do troch dní odo dňa jej odoslania,
• osobne na obchodnom mieste Prevádzkovateľa, kde bude totožnosť Vás ako Dotknutej osoby overená zamestnancom Prevádzkovateľa, u sprostredkovateľa už uvedenými spôsobmi, pričom sprostredkovateľ je povinný túto žiadosť alebo zápisnicu odovzdať prevádzkovateľovi bez zbytočného odkladu.
• v prípadoch, kedy Vaše osobné údaje spracúvame na základe Vášho súhlasu, môžete tento súhlas odvolať elektronicky, doručením e-mailovej správy na adresu Zodpovednej osoby alebo vyššie uvedenými spôsobmi.

Vašu žiadosť vybavíme v lehote 30 dní odo dňa prijatia žiadosti podľa vyššie uvedených bodov. V niektorých osobitných prípadoch môže byť na preskúmanie žiadosti potrebná dlhšia lehota. Takéto  žiadosti vybavíme do 60 dní odo dňa prijatia žiadosti, pričom Vás ako Dotknutú osobu budeme písomne informovať o uplatnení dlhšej lehoty.

Ako Dotknutá osoba máte tiež právo obrátiť sa so svojím podaním priamo na Úrad na ochranu osobných údajov (https://dataprotection.gov.sk/uoou/).